La gestion d’un syndicat de copropriété se fait en trois volets distincts : la gestion opérationnelle (veiller à l’entretien de l’immeuble), la gestion administrative (la paperasse) et la gestion financière (la comptabilité).
L’un des outils qui permet la saine gestion, autant pour l’un ou l’autre de ces trois volets, est sans aucun doute les états financiers dûment préparés.
Bien que les chiffres puissent parfois sembler être un ramassis d’informations incompréhensibles pour certains, il est très important de les comprendre et savoir en faire sa propre analyse de la comptabilité du syndicat de copropriété.
Voici donc quelques explications et conventions de bases qui sauront confirmer l’importance d’une saine comptabilité et des états financiers pour votre syndicat de copropriété.
Tout d’abord, il est important de connaitre l’information à retrouver dans les états financiers. Nous verrons donc individuellement les documents importants qui forment les états financiers d’un syndicat de copropriété: l’état des résultats, le bilan financier et le budget annuel détaillé.
- L’état des résultats est le détail des entrées et des sorties de fonds au courant des 12 mois couverts par le dernier exercice financier du syndicat. Disons que l’on souhaite présenter les états financiers du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021, l’état des résultats donne donc très concrètement le résultat des revenus MOINS les dépenses de votre copropriété au courant de cette période. Le résultat final est un surplus ou un déficit budgétaire qui vient augmenter ou diminuer (selon le cas échéant) le fonds d’opérations courantes que l’on retrouve dans le bilan.
- Le bilan financier sert comme image de la situation comptable du syndicat à une date exacte. Gardons le même exemple où un syndicat termine son année financière au 30 juin 2021, le bilan viendrait détailler les avoirs et les dettes de la copropriété en date du 30 juin 2021.
Le bilan est divisé en 3 sections : les Actifs (le montant dans les divers comptes bancaires, les comptes à recevoir, etc.), les Passifs (les comptes à payer, etc.) et les capitaux propres (le fonds d’opérations courantes, le fonds de prévoyance, le fonds d’auto-assurance). L’important est que le bilan financier balance selon la convention suivante : ACTIF = PASSIF + CAPITAUX PROPRES
- Le budget annuel: Le budget annuel vient détailler les dépenses prévues ainsi que les contributions aux fonds secondaires (fonds de prévoyance et fonds d’auto assurance) pour le prochain exercice financier. Le total du budget est ensuite divisé entre chaque copropriétaire selon les quotes-parts de chacun afin de déterminer ses charges communes mensuelles.
Ces trois documents sont primordiaux afin de remettre aux copropriétaires des états financiers pertinemment érigés pour présentation lors de l’assemblée générale annuelle.
Une fois que vous avez des états financiers en bonne et due forme, vous pouvez ensuite les utiliser pour mieux gérer votre copropriété. Voici quelques exemples :
- Votre bilan financier vous permet de connaitre les comptes à recevoir de votre syndicat. Ceci aide donc à faire un bon suivi des frais de condo à recevoir pour savoir si les copropriétaires ont payé leurs mensualités et éventuellement éviter un problème de liquidités.
- Vous vous demandez si votre syndicat a assez de fonds pour aller de l’avant avec un projet quelconque pour votre immeuble? Le bilan financier pourra vous donner l’heure juste concernant vos capacités à tenir un tel projet selon vos avoirs (fonds pour opérations courantes, fonds de prévoyance).
- Non seulement une meilleure comptabilité permet de bien saisir l’état de votre copropriété, mais la saine tenue de livres aura un impact positif réel sur la valeur de votre copropriété. En effet, lorsqu’un acheteur doit prendre une décision entre deux copropriétés, si l’une d’elles démontre des états financiers clairs et des budgets qui sont bien détaillés, cela va le sécuriser et l’inciter à faire partie de votre copropriété.
La saine tenue comptable de votre copropriété est un gage de qualité pour la gestion de votre immeuble.
Vous avez des questions sur la comptabilité de votre copropriété? N’hésitez pas à nous contacter et il nous fera plaisir de répondre à vos questions!
Félix-Antoine Tremblay
Gestionnaire chez La Boîte Immobilière
